英語初心者が英文ビジネスメールを書くときのポイントとは?

英文メール、慣れるまでは書くのにどうしても時間がかかってしまいますよね。

英語の勉強を初めたばかりでeメールを書くのも躊躇してしまう人は以下の記事が参考になると思います。

英語が全く出来ない人のための英文メール対処法
会社から急に海外メーカとのやり取りを命じられた!とか、海外から問い合わせに誰も回答してくれなくて自分に回ってきた!とか、英語出来ない...

ビジネスメールでは用件を簡潔に伝えることが目的であることを忘れてはいけません。だらだらと長い文章を連ねることは必要なく、分かりやすく伝えることが求められます。

日本語メールのような「いつもお世話になります」とか「季節の挨拶」などは英文メールでは一切不要です。無理に英訳して送ると”Always thank you for your help.”みたいな不気味なメールになるので注意してくださいね。

英文メールのポイントはとにかく「シンプルに」です。要件を的確にシンプルにまとめるのがコツです。

今回は英文メールを書くときにおさえておくポイントと、使えるフレーズやビジネス上の丁寧な表現を紹介します。

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英文メールでおさえておくべきポイントは?

KISSの法則

英語ではKISS principle といって、”Keep It Simple Stupid”(シンプルで愚鈍にする)のことを意味します。

一般にはkeep it simple, studid”(できるだけシンプルにしろ、このマヌケ)と解されていますが、元々は設計をシンプルにして不具合を作り込まないことを目的とした言葉であり、軍用機開発の中で生まれた言葉と言われています。

文章を書くときも同様に、複雑な言い回しを避け、とにかくシンプルに表現することが、もっとも誤解を生まない表現方法であると言われています。

件名は明確に

件名は最初に目にする要素で、メールの重要度を判断し、処理の優先順位を決めるもととなる重要な部分となります。

そのため、メールの内容を件名から予想できるような「具体性」をもった件名が求められます。

分かり辛い件名の例: Request (依頼)
分かりやすい件名の例: Request for estimate(見積り依頼の件)

また、重要な単語を前に持ってくることで目を引きやすくなるので、意識して語順を考えるといいでしょう。

最後に商品番号や日付を加えることでより具体性が増します。

例:Request for estimate parts No.A-1234.
 (部品番号A-1234の見積り依頼の件)

日付表記の仕方に注意

イギリス式とアメリカ式では日付の表記の仕方が違うので注意が必要です。

納期の誤解につながったりする可能性もあるで、違いを理解しておくことが大切です。

例えば、2017年6月11日を表すとき、”11/06/2017″と表記してしまうと国によっては6月11日なのか11月6日なのかわかりません。

イギリス式:11 June, 2017  11/06/2017  日付、月、西暦の順。
アメリカ式:June 11, 2017  06/11/2017  月、日付、西暦の順。

表記による誤解を避けるために、月は数字ではなくJuneやJulyのように略語で表すようにしましょう。

参考までに、下の記事に月の略語についてまとめています。

日本語に無くて英語にあるもの
海外のニュースやインタビューを聞くと、どうしても現地特有のルールや表現がわからないという場合があります。 特に日本語に無い表現や、日本...

覚えておくと便利なフレーズ

お知らせ

・Please be informed that~
(~をお知らせいたします)

・I would like to take this opportunity to inform you about~
(この機会をいただきまして~をお知らせいたします)

要望

・I would appreciate if you could~
(~していただけると幸いです)

・I wonder if I could ask you to~
(~していただけないかと考えておりました)

謝罪

・Please accept my apology for~
(~をお許しください)

・We are so sorry about~
(~の件は大変申し訳ございません)

・I regret any inconvenience this will cause.
(ご迷惑をおかけいたします)
 ※直訳は「このことによってご不便をお掛けしていることを後悔しています」ですが非常に英語的な表現なので、日本語訳では「ご迷惑お掛けいたします」になります。

添付資料

・Please find attached file for~
(~添付ファイルをご確認ください)

・Please check the attached file as you have requested.
(ご要望の添付ファイルをご確認ください)

用件にあわせた定型文を覚えておけば、一部の固有名詞を変えることでいろいろなシーンに応用できるので便利です。

多くを覚えなくても、シンプルで自分でも分かりやすい表現を繰り返し使うことによって、ビジネスメールも自分のものとなります。

ビジネスメールで使う丁寧な表現

・It would be nice/great if you could~
(~していただけるとうれしいです)

・I was wondering if you could~
(~していただけないでしょうか)

・I would appreciate~
(~に感謝いたします。 ~をありがたく思います。)

・Please let me know if you can~
(~していただけるかどうかお知らせください)

一般的に英語では、間接的な表現(would, could)のほうが丁寧であるといわれていることを覚えておくと便利です。

何かを依頼するときもCan you~よりCould you~のほうがよりpolite(丁寧)な表現になります。

まとめ

英文メールを書くときは、注意すべきポイントをおさえておくとそれほど複雑なものではありません。

ごちゃごちゃとまわりくどい言い方をしないよう、シンプルに用件が伝わるように心掛けましょう。

日本と違い、あいさつは最小限、むしろ省いたほうが単刀直入で用件が伝わりやすいです。