海外出張での打ち合わせや、逆に来日しての打ち合わせなど、外国人とのミーティングが増えてくると議事録を取る機会も増えてきます。

議事録は英語で”meeting minutes”または”minutes”。

普通”minutes”といえば時間の「分」のことですが、それとは別に「議事録」という意味も持っています。

minutesはどうして議事録？

minuteは「分」という意味ですが、元々は「ちょっと」とか「少し」という意味からきています。

なので、時間（hour）を少し細かくしたもの → 分（minute）というわけです。

よく「ちょっと待って」というのを英語で”Wait a minute.”と言いますが、この場合のminuteは「１分」ではなく、「ちょっと」「少し」という意味です。

同様に、ちょっとした書き物、メモという意味で議事録のことをminutesと言うようになりました。

自分の英語の貧弱さを議事録で補う

私は普段からかっちりした議事録よりも、メモに毛が生えた程度の議事録を手早く作るようにしており、この習慣は海外メーカーとの打ち合わせでも非常に役に立っています。

日本の議事録は誰が何と発言したのかまで記載することが多いのですが、海外では決定事項やToDoなど必要最低限な内容をシンプルに書くのが普通です。

私が作る場合は、最低限これらのポイントをおさえて書くようにしています。

定例会のような場合は”Regular meeting”などにします。（ただし、海外では課題も無いのにわざわざ定期的に集まって打ち合わせすることは少ないです）

そして議事内容はシンプルに箇条書き（bullet point）にまとめます。

そして一番重要なのが、打ち合わせが終わったら出来るだけ早く（as soon as possible）配布すること。

個人的には、議事録の体裁に時間を掛けるよりは、適当でもとにかく早く出すようにしています。

なぜ私が議事録を率先して書くようになったかと言うと、実は今でもネイティブスピーカーの話す英語を100%理解出来ているわけではありません。

彼らと１対１で話すときは、私がわかっていないような顔をすれば相手は別の言い方で言ってくれますし、わからなければ聞き返すことも出来ます。

しかし会議に参加しているネイティブ同士で議論が熱くなってくると、いちいち相手の議論に割り込んで「今のどういう意味？」と、話の本筋と離れた英語の意味を聞くわけにもいかないので、全部が全部拾え切れなくなるときがたまにあります。

自分が拾い切れなかった内容が決定事項に影響している可能性を排除するために、「さっきの会議では私はこう認識した」ということを自分から出すようにしています。（もちろん主催者が「後でmeeting minutes送るよ」と言えばそれを待ちますが、皆忙しくてよく忘れるので、少し待って出てこなければ自分から出すようにしています）

こうすることで「送ってもらった議事録だけど、××の部分はJimと話した前提条件を入れたほうが他の人にも分かると思うよ」といったようなチェックやアドバイスがもらえるので、お互いの認識違いによるトラブルを防ぐことができます。

海外の人は日本人ほど几帳面じゃない

もう一つ理由があります。

彼らも何か会議をしたときは、議事録を作りますが、人によっては内容がいい加減なときがあります。

みんながみんなそういう訳ではありませんが、議事録を書く人によっては、言ってないことが書かれていたり、棚上げになっていたはずのことが日本側でやることになっていたりと、日本では考えられないような、都合のいい解釈で作成されていることがたまにあります。

そういう議事録が出てきたときに、一つずつ反論するのも面倒（しかも英語で！）なので、極力そうならないようにするには、こちらからさっさと議事録を出してしまいます。

私は、打ち合わせが終わったら概ね１時間以内にはメールで参加者に議事録を送るようにしています。打ち合わせ後にすぐに別な予定が入っている場合でも、遅くとも24時間以内には出すように心がけています。

そうすることで、参加者の頭の中に議事が残っているうちに議事録を確認してもらえるし、逆に私が書き漏らしている内容を指摘してくれたりするので、認識違いをかなり減らすことができます。

海外では、自分を正当化して無理難題をゴリ押しする人も少なくありません。

そういったときでも過去の議事録から「××の打ち合わせのときにこう決めたじゃないか」と反論することができますし、何より、いつも議事録を出していると「あいつと打ち合わせするときはキッチリ記録が残るから、後から変なこと言えない」という無言のプレッシャーにもなります。

議事録＝minutesは「ちょこっと書くもの」なので、会議が終わったらメモ書き程度にチャチャっと書きましょう。議事録はスピードが命です。