英文メール、慣れるまでは書くのにどうしても時間がかかってしまいますよね。

英語の勉強を初めたばかりでeメールを書くのも躊躇してしまう人は以下の記事が参考になると思います。

英語が全く出来ない人のための英文メール対処法

会社から急に海外メーカとのやり取りを命じられた！とか、海外から問い合わせに誰も回答してくれなくて自分に回ってきた！とか、英語出来ないのに何で自分に～、と困っているサラリーマンは少なくないのではないでしょうか。 そんなときの対処方法です。 翻...

english-no-problem.com

2020.05.23

ビジネスメールでは用件を簡潔に伝えることが目的であることを忘れてはいけません。だらだらと長い文章を連ねることは必要なく、分かりやすく伝えることが求められます。

日本語メールのような「いつもお世話になります」とか「季節の挨拶」などは英文メールでは一切不要です。無理に英訳して送ると”Always thank you for your help.”みたいな不気味なメールになるので注意してくださいね。

英文メールのポイントはとにかく「シンプルに」です。要件を的確にシンプルにまとめるのがコツです。

今回は英文メールを書くときにおさえておくポイントと、使えるフレーズやビジネス上の丁寧な表現を紹介します。

英文メールでおさえておくべきポイントは？

KISSの法則

英語ではKISS principle といって、”Keep It Simple Stupid”（シンプルで愚鈍にする）のことを意味します。

一般にはkeep it simple, studid”（できるだけシンプルにしろ、このマヌケ）と解されていますが、元々は設計をシンプルにして不具合を作り込まないことを目的とした言葉であり、軍用機開発の中で生まれた言葉と言われています。

文章を書くときも同様に、複雑な言い回しを避け、とにかくシンプルに表現することが、もっとも誤解を生まない表現方法であると言われています。

件名は明確に

件名は最初に目にする要素で、メールの重要度を判断し、処理の優先順位を決めるもととなる重要な部分となります。

そのため、メールの内容を件名から予想できるような「具体性」をもった件名が求められます。

また、重要な単語を前に持ってくることで目を引きやすくなるので、意識して語順を考えるといいでしょう。

最後に商品番号や日付を加えることでより具体性が増します。

日付表記の仕方に注意

イギリス式とアメリカ式では日付の表記の仕方が違うので注意が必要です。

納期の誤解につながったりする可能性もあるで、違いを理解しておくことが大切です。

例えば、2017年6月11日を表すとき、”11/06/2017″と表記してしまうと国によっては6月11日なのか11月6日なのかわかりません。

表記による誤解を避けるために、月は数字ではなくJuneやJulyのように略語で表すようにしましょう。

参考までに、下の記事に月の略語についてまとめています。
https://english-no-problem.com/vital-point/post-446/#i-3/

覚えておくと便利なフレーズ

お知らせ

・Please be informed that～
（～をお知らせいたします）

・I would like to take this opportunity to inform you about～
（この機会をいただきまして～をお知らせいたします）

要望

・I would appreciate if you could～
（～していただけると幸いです）

・I wonder if I could ask you to～
（～していただけないかと考えておりました）

謝罪

・Please accept my apology for～
（～をお許しください）

・We are so sorry about～
（～の件は大変申し訳ございません）

・I regret any inconvenience this will cause.
（ご迷惑をおかけいたします）
　※直訳は「このことによってご不便をお掛けしていることを後悔しています」ですが非常に英語的な表現なので、日本語訳では「ご迷惑お掛けいたします」になります。

添付資料

・Please find attached file for～
（～添付ファイルをご確認ください）

・Please check the attached file as you have requested.
（ご要望の添付ファイルをご確認ください）

用件にあわせた定型文を覚えておけば、一部の固有名詞を変えることでいろいろなシーンに応用できるので便利です。

多くを覚えなくても、シンプルで自分でも分かりやすい表現を繰り返し使うことによって、ビジネスメールも自分のものとなります。

ビジネスメールで使う丁寧な表現

・It would be nice/great if you could～
（～していただけるとうれしいです）

・I was wondering if you could～
（～していただけないでしょうか）

・I would appreciate～
（～に感謝いたします。　～をありがたく思います。）

・Please let me know if you can～
（～していただけるかどうかお知らせください）

一般的に英語では、間接的な表現（would, could）のほうが丁寧であるといわれていることを覚えておくと便利です。

何かを依頼するときもCan you～よりCould you～のほうがよりpolite（丁寧）な表現になります。

まとめ

英文メールを書くときは、注意すべきポイントをおさえておくとそれほど複雑なものではありません。

ごちゃごちゃとまわりくどい言い方をしないよう、シンプルに用件が伝わるように心掛けましょう。

日本と違い、あいさつは最小限、むしろ省いたほうが単刀直入で用件が伝わりやすいです。
 

英語の学習を始めてしばらくすると、「本当にこれを続けて通じる英語が身に付くのだろうか？」と不安に駆られるときがあります。

つまり自分の英語が「正しいのかどうか？」「合っているのかどうか？」が自分では判断付かなくて不安になるんですね。

でも自分の英語が通じるのか通じないのかは、使ってみるしかありません。

実際に使ってみて、相手とコミュニケーションできるのかどうか？

コミュニケーションができれば、例え文法が間違っていようともそれは「正しい英語」なのです。

え？何言ってるかわかんないですか？

文法が間違っていても”正しい英語”とは

文法が間違っていたら正しい英語じゃないって？一文一文見れば確かにそうです。

でもいくら正しい文法で話をしても、コミュニケーションが成り立っていなかったら意味が無いですよね？

例えば、

と聞かれているのに

と、正しい文法で返事をしても意味が無いわけです。

むしろ

のほうが通じます。

pieceは複数形になってないし、取って付けたようなup to（～以下）で文法メチャクチャですけど、相手の質問には的確に答えています。

ビジネスで必要な英語はむしろこっち。

だからコミュニケーションが取れれば”正しい英語”と言ってるわけです。

ネイティブのメールは最高の英語教材

英文メールを素早く書くコツは、いかに英文フレーズのストックを頭の中に増やすかに尽きます。

書こうと思った和文を一から英文に翻訳していては、いつまで経っても返事するのに15分とか20分とか掛かってしまい、一日のほとんどを英文メールの作成で使ってしまう、なんてことになりかねません。

英文フレーズのストックを増やす手っ取り早い方法は、ネイティブの英文メールを徹底的にマネること。

彼らの英文はネイティブだけあって洗練されています。無駄がありません。

google翻訳の吐き出した英文でも通じるのでとりあえずはそれで用は足りますが、せっかくネイティブや、自分より英語がうまい人間とお付き合いがあるのですから、彼らの英語から吸収できるところは根こそぎ吸収してしまいましょう。

彼らのフレーズをマネて使っていくうちに、どんどん身に付いてきます。

もし彼らの英文メールにわからないフレーズがあって、辞書やググってもわからないときは、素直に相手に聞いてみるといいでしょう。

経験上、「コイツこんな文章もわかんねーのかよ」なんて思われることはまずありません。ほとんどが親切に教えてくれるか、別の表現で言い直してくれます。

だって逆に外国人と日本語でやりとりしているときに、相手から「～とはどういう意味デスか？」なんて質問されたら、日本語先生の気分で喜んで教えてあげますよね？私はそうです。

英文メールをやりとりする相手がいない人は

もし、そういった英文メールをやりとりする環境が無い人は、海外サイトの掲示板などを利用してみるといいです。

私のオススメはYahoo! USAのAnswers。

Answersは日本で言うところの「Yahoo!知恵袋」に相当します。

あらゆるジャンルについての質問と回答がたくさんあるので、自分の趣味の分野や興味のある分野について英語で質問してみるのです。

匿名で投稿できますし、大体の人は親切に回答してくれますので、英文メールのやりとりと同じような効果が得られます。

ただ注意が必要なのは、日本のYahoo!知恵袋同様に回答になっていない回答をする人も結構いますので、そういうのはサラっと流すようにしましょう。

まとめ

初心者のうちは、ネイティブスピーカーや留学経験者の発音うんちくなんか無視していいです。

例えば、日本在住のネイティブスピーカーや留学経験者は「キャビンアテンダントに”Would you like beef or chicken?（牛肉とチキン、どちらがよろしいですか？）と聞かれて、”I’m chicken!”と言うと笑われるよ！」なんて言いますよね。

確かに英語で”I’m chicken.”というと「私は臆病者です」と言う意味になっちゃうので、本来は”I would like the chicken.”というのが正しいのですが、前述の機内食のシーンで英語初心者が”I’m chicken!”といえば「私はチキンが欲しい」という意思表示以外ないわけです。

正しく話そうと思ってあたふたした挙句にうまく話せないよりは”I’m chicken.”のほうがよっぽどマシです。笑われるかもしれませんが、チキンは必ず出てきますからね。

私はむしろ彼らが言う「日本人の発音は～だからダメ」とか「その英語はネイティブにはこう聞こえる」といううんちくで、初心者が（英語を話すことを）委縮してしまうことを危惧しています。

なので、まず初心者は「正しい英語よりも通じる英語」を目指すべきです。