quotationとestimationの違いとは

quotation

ビジネスにおいて、物品やサービスを売買する際には見積書を取るのが一般的です。

見積書は英語で”quotation“、名詞で「引用」や「見積書」という意味があります。

動詞だと”quote”で「引用する」「見積もる」になります。

引用するときにつかう引用符「’」のことをシングルクォーテーション(single quotation)、「”」はダブルクォーテーション(double quotation)と言いますね。

一方でestimationも「見積書」という意味があります。quotationとの違いは何でしょうか?

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quotationとestimationの違い

quotationは金額が決定された見積書のことで、この見積内容で合意された後は金額変更できないのが一般的です。

一方、estimationは日本語で言う「概算見積」に近く、この後の状況によって提示金額が変更される可能性がある見積もりです。

実際には、”QUOTATION”のタイトルで正規見積、概算見積のどちらにも使われる場合が多く、概算見積の場合はその後の状況変化によって金額が変わる可能性がある旨の注意書き(notice)が書かれていることが多いです。

見積書でよく使われる単語

見積書の中でよく使われる単語を挙げておきます。

・quantity:数量 Q’tyと省略されるときもあります。
・per device:1台あたりの
 例えば”license fee(per device)”とあれば「一台あたりのライセンス料」という意味
・piece:(主に部品を指す)個 pcsと省略されることが多い。例:10pcs
 装置の場合はdeviceもしくはunitで表す。例:5 devices, each 3 units
・unit price:単価
・total price:合計金額
・initial fee:初期費用
 そのユーザ向けの特別仕様に仕立てる場合、それにかかる初期費用
・NRE:開発費 initial feeに含める場合もあります。
・expiration date:有効期限 見積書に書かれているので見積有効期限のこと

特に略語は頻出です。

piece(個)をpcs、quantity(数量)をQ’tyもしくはQty、Expiration dateをExp. dateのように、見積だけじゃなく通常のメールでもよく使われます。

面白いのは、1個でも”1pcs”と複数形で使います。

文法的には誤りですが慣例でこのようにつかっています。

Request For Proposalとは

見積りに関連したビジネス用語で、”Request For Proposal“という言葉があります。

これは、自国の業者以外にも広く入札に参加してもらって、よりよいシステムやサービスを導入するために行う「提案依頼(書)」です。通常は頭文字から”RFP“と略して使います。

例えば、近年アジアでの高速鉄道案件で日本と中国による受注合戦が続いていますが、これも発注国から出されたRFPに基づいて各社が提案しています。

高速鉄道のような大規模プロジェクトだと単なる技術優位性だけでは受注までこぎつけるのが難しく、資金援助や円借款などファイナンス面含めた国の後押しが無いと勝つのが難しいのが現状です。

最近では国内での提案依頼書もRFPを呼ぶのが一般的になってきました。

日本の見積書と海外の見積書の違い

見積書に記載される内容は、日本も海外もそう大差ありません。

あるとすれば、輸送費について船便なのか航空便なのか?FOB条件、FOB価格など輸出に関わる条件が加わる点が国内向け見積と異なるところです。(FOBについては貿易実務に詳しいサイトがたくさんありますので詳細はそちらに譲ります)

私が一番思ったのは、海外の見積書にはほぼ例外なくレターヘッドが使われていることです。

レターヘッドとは、手紙のヘッダ(上部)やフッタ(下部)に自社のロゴをあしらった専用の便箋のことで、海外では社用のレターにはほぼ例外無く使われます。

lettersample

上の写真はホワイトハウスが出した手紙で、ブッシュ元大統領が署名したものです。

手紙の上部中央にはホワイトハウスのマークが入っています。

アメリカでは起業したらまず最初に名刺、レターヘッド付きの便箋、社名ロゴ入り封筒を作る、と言われるほど手紙にはこだわっています。

レターヘッドは元々は偽造防止として使われたのが始まりです。そのため、レターヘッドのデザインには凝ったものが多く、レターヘッド専門のデザイナーが存在するぐらいです。(レターヘッドが凝っているほど偽造しづらい)

そのせいか、日本から海外に見積書を出すと「レターヘッドが入ってる見積書が欲しい」と言われることがあります。

日本では角型の「社判」がその役目をしているのですが、海外ではスタンプが盗まれれば偽造されてしまうじゃないか、という考えのようで、レターヘッド入りの手紙を要求されることが多いです。(我々にしてみれば、レターヘッド入りのプリント用紙が盗まれれば偽造されるのでは?と思ってしまうのですが)

今ではわざわざ印刷屋さんにレターヘッド入りの便箋を依頼しなくても、Microsoft Wordのヘッダ/フッタに会社ロゴを埋め込むと簡単にレターヘッドが出来てしまいます。設定が面倒であればネット上にレターヘッド作成用のテンプレートがたくさん公開されていますので、そちらを使うのも簡単です。

自社ロゴが入ったレターヘッドに署名すると、なんだか妙に偉くなったような気がします。いや、別に偉くもなんともないんですが。